Qué hace Vigenta, capacidad por capacidad
Vigenta lleva el sistema de inocuidad de una planta de alimentos en diez capacidades: controla los documentos con sus versiones y vigencias, opera el plan HACCP, los prerrequisitos y los proveedores con responsable y evidencia, mantiene la matriz de requisitos y la preparación de auditoría, lleva auditorías internas y acciones correctivas, gestiona riesgos y requisitos legales, calcula indicadores, comparte evidencia entre normas, separa lo que aplica a cada sitio, consolida grupos y genera los registros desde un catálogo de plantillas versionadas.
Qué hace el producto en cada área de tu planta
Tu planta
La empresa, sus sitios, las personas y quién puede ver qué.
8 pantallas
Documentos y registros
Procedimientos con versiones, aprobaciones y vigencias, y los registros firmados de cada turno.
13 pantallas
Inocuidad en la operación
Plan HACCP, prerrequisitos, proveedores y riesgos, cada uno con su responsable y su evidencia.
10 pantallas · 36 áreas de trabajo
Auditoría y acciones
Requisitos de cada esquema, brechas, auditorías internas y acciones correctivas, listos para el auditor.
10 pantallas
Varias plantas
La vista consolidada cuando son varios sitios.
6 pantallas
Las diez capacidades
| Capacidad | Qué resuelve | Área |
|---|---|---|
| Control documental | Nadie sabe cuál es la versión vigente, y la que circula por correo casi nunca es la buena. | Documentos y registros |
| Operación de inocuidad | La auditoría se prepara la semana anterior, y esa semana se descubre lo que falta. | Inocuidad en la operación |
| Cumplimiento | La trazabilidad depende de que alguien recuerde dónde quedó el papel que acredita ese requisito. | Auditoría y acciones |
| Auditorías y no conformidades | Las mismas no conformidades vuelven cada año porque se cerró la corrección y nunca la causa. | Auditoría y acciones |
| Riesgos y requisitos legales | El análisis de riesgos se hizo una vez, para la certificación, y desde entonces nadie lo ha vuelto a mirar. | Inocuidad en la operación |
| Indicadores | Dirección se entera del estado del sistema cuando ya hay una no conformidad mayor. | Inocuidad en la operación |
| Multi-norma | Cada norma nueva duplica el trabajo, y el segundo sistema de gestión nace copiando el primero. | Inocuidad en la operación |
| Multisitio | El sistema de la segunda planta acabó siendo una copia del de la primera, con requisitos que allí no aplican. | Inocuidad en la operación |
| Corporativo | Cada planta reporta con su propio formato y la comparación se hace a mano, tarde y con dudas. | Varias plantas |
| Motor de registros | Cada formato es un archivo distinto, y cuando el formato cambia nadie sabe con cuál se llenó lo de hace dos años. | Inocuidad en la operación |
El motor que hay debajo
Todo lo que se captura en Vigenta es una plantilla de registro con código propio, campos tipados y una matriz de aplicabilidad que decide si te toca según tu norma, tu jurisdicción, tu industria y tu módulo. Por eso una planta con dos esquemas y dos sitios no ve dos catálogos superpuestos: ve el suyo. Y por eso un registro firmado conserva el estado exacto de su plantilla, que es lo que hace que una evidencia de hace tres años siga siendo legible cuando la plantilla ya cambió.
Debajo de esa idea hay tres decisiones que explican casi todo lo que se ve arriba. La primera es que el sitio, y no la cuenta, lleva la jurisdicción: de ahí cuelgan la regulación del mercado al que vendes, el huso y el calendario de días inhábiles. La segunda es que un requisito sólo existe si alguien responde de él y tiene una evidencia esperada; los requisitos sin dueño se muestran como hueco en vez de aparecer cubiertos. La tercera es que lo firmado se congela con el estado exacto de su plantilla, para que una evidencia vieja siga siendo legible cuando el formato ya cambió dos veces.
Ese diseño tiene un precio y conviene decirlo: obliga a declarar el sitio y el esquema antes de empezar a cargar nada. A cambio, evita el error más caro de una implantación, que es montar un catálogo genérico y descubrir seis meses después que media planta trabaja sobre requisitos que no le aplican mientras faltan los que sí.
Del primer día a la auditoría
El recorrido habitual empieza declarando el sitio con su jurisdicción y el esquema de certificación, sigue con la carga por lotes de los documentos que ya existen, y continúa asignando responsable a cada requisito aplicable. A partir de ahí el porcentaje verificado se convierte en el mapa: dice qué falta, en qué área y de quién es. La auditoría interna se programa cuando el avance permite auditar algo, y sus hallazgos entran como acciones con dueño y plazo. Ninguno de esos pasos exige que el anterior esté terminado al cien por cien.
Tres cosas que la plataforma decide por ti, y una que no
- Decide qué registros te aplican, cruzando norma, jurisdicción, industria y módulo. No es configurable a mano porque es precisamente lo que evita el catálogo inflado.
- Decide cuándo vence cada cosa, usando el calendario y el huso del sitio que tiene que cumplirlo, y no el de la oficina central.
- Decide qué versión rige, marcando obsoleta la anterior en el mismo instante en que se aprueba la nueva, sin que nadie tenga que acordarse.
- Lo que no decide es el criterio: interpretar la norma para tu proceso, valorar un riesgo o clasificar un hallazgo sigue siendo trabajo de quien conoce la operación.
Lo que la plataforma no hace
- No hay portal dedicado para auditores externos: se invita al auditor como usuario de sólo lectura con acceso limitado al alcance auditado y se exporta el expediente de evidencias en un paquete.
- No sustituye a un ERP ni a un MRP: se integra con ellos, no los reemplaza, y no lleva inventarios, órdenes de compra ni contabilidad.
- No certifica: prepara y evidencia. El certificado lo emite un organismo acreditado tras su propia auditoría.
Preguntas sobre la plataforma
¿Se pueden usar unas capacidades sí y otras no?
Sí. El alcance funcional lo fija el plan, no una configuración por pantalla: hay planes que traen sólo el control documental y los indicadores, y planes que traen además la operación del sistema de inocuidad, con auditorías y acciones correctivas.
¿Hace falta consultor para ponerlo en marcha?
No para arrancar: el catálogo carga los registros que aplican a tu esquema y a tu jurisdicción en cuanto declaras el sitio. El consultor aporta donde hace falta criterio, que es interpretar la norma para tu proceso, no configurar el software.
¿Qué pasa con lo que ya tengo en hojas de cálculo?
Los documentos se cargan por lotes con su código, su versión y su responsable. Los registros históricos no se importan como registros firmados: se conservan como evidencia adjunta, porque una firma que no ocurrió en Vigenta no se puede fabricar.