Cómo subir un documento a la lista maestra
Un documento entra a la lista maestra con cuatro datos obligatorios: código, versión, responsable y fecha de vigencia. Sin ellos no se puede controlar, y por eso el formulario no deja guardarlo. Se puede cargar de uno en uno o por lotes conservando la estructura de carpetas; en la carga por lotes esos cuatro datos se asignan sobre la marcha.
Qué necesitas antes de empezar
- Rol
- responsable de calidad
- Plan o add-on
- Ninguno: está en todos los planes
- Pantalla documentada
DOC-02
Pasos
- Abre la lista maestra Es la pantalla que muestra una sola versión vigente por documento.
- Pulsa nuevo documento O arrastra varios ficheros para la carga por lotes.
- Rellena los cuatro datos Código, versión, responsable y vigencia. Sin ellos el botón de guardar no se activa.
- Elige a quién se distribuye La distribución controlada es lo que hace que la versión vigente llegue a quien la usa.
- Guarda El documento queda en borrador hasta que pase por su flujo de aprobación.
Qué pasa si no funciona
- Ese código ya existe
- Cada código es único dentro del sitio. Si es una versión nueva del mismo documento, súbela como versión y no como documento nuevo.
- El fichero es demasiado grande
- Hay un límite de tamaño por fichero. Si es un plano o un vídeo, súbelo comprimido o enlázalo desde el documento.