Cómo aprobar un documento
La aprobación va por rol y no por persona, así que el flujo sigue funcionando cuando alguien cambia de puesto. Se firma con firma avanzada con certificado, y la firma guarda el sello de tiempo y el estado exacto del documento en ese momento. Al aprobarse la versión nueva, la anterior se marca obsoleta automáticamente y se conserva por retención.
Qué necesitas antes de empezar
- Rol
- aprobador
- Plan o add-on
- Ninguno: está en todos los planes
- Pantalla documentada
DOC-03
Pasos
- Abre el documento en revisión Te llega un aviso cuando tu rol tiene algo pendiente de aprobar.
- Revisa y comenta Los comentarios quedan en el historial del documento, no en un correo aparte.
- Firma la aprobación Con firma avanzada. La firma queda con su sello de tiempo y su autor.
- Comprueba que la anterior quedó obsoleta Ocurre solo, y la anterior se conserva por su periodo de retención.
Qué pasa si no funciona
- No me aparece el botón de aprobar
- La aprobación es por rol: si no lo tienes asignado en ese sitio, el botón no aparece. Pídelo a quien administra la cuenta.
- El certificado de firma no es válido
- La firma avanzada exige un certificado vigente. Si caducó, hay que renovarlo antes de poder aprobar.